Pojem a význam účetního dokladu

• Účetní doklad:
  • Průkazný účetní záznam, kterým se dokládá uskutečnění hospodářské operace.
  • Na základě dokladů se účtuje do účetních knih – bez dokladu nesmí být účtováno.
• Význam účetních dokladů:
  • Jsou základem pro vedení účetnictví a tvorbu účetních výkazů.
  • Mají důkazní funkci při kontrolách (finanční úřad, audit, interní kontrola).
  • Slouží jako podklad pro řízení podniku (sledování nákladů, výnosů, pohledávek, závazků).

Náležitosti účetního dokladu

• Povinné náležitosti:
  • Označení účetního dokladu (číslo dokladu, série – kvůli evidenci a dohledatelnosti).
  • Obsah účetního případu (co se stalo) a označení jeho účastníků (dodavatel, odběratel apod.).
  • Peněžní částka nebo údaj o množství a jednotkové ceně.
  • Datum vyhotovení dokladu.
  • Datum uskutečnění účetního případu (může být stejné jako datum vyhotovení, ale nemusí).
  • Podpis osoby odpovědné za účetní případ a za jeho zaúčtování.
• Další náležitosti (často vyžadované praxí nebo jinými zákony):
  • Identifikační údaje účetní jednotky (IČO, DIČ, sídlo).
  • Údaje pro DPH – základ daně, sazba, výše DPH, datum uskutečnění zdanitelného plnění (u daňových dokladů).
  • Variabilní, specifický a konstantní symbol pro bezhotovostní platby.
• Požadavky na formu:
  • Doklad může být v listinné i elektronické podobě.
  • Musí být čitelný, úplný a zabezpečený proti neoprávněným úpravám.

Typy (členění) účetních dokladů

• Podle původu:
  • Vnější (externí) doklady – přicházejí od jiných subjektů (přijaté faktury, výpisy z banky, dodací listy).
  • Vnitřní (interní) doklady – vznikají uvnitř podniku (vnitřní převodky, interní účetní doklady, mzdové listy).
• Podle obsahu:
  • Faktury (přijaté a vydané).
  • Pokladní doklady (příjmový a výdajový pokladní doklad).
  • Bankovní doklady (výpisy z účtu, příkazy k úhradě, inkasní příkazy).
  • Mzdy a osobní náklady (výplatní listiny, rekapitulace mezd).
  • Doklady o pohybu majetku (příjemky, výdejky, převodky, inventurní soupisy).
• Podle formy:
  • Listinné (papírové) doklady.
  • Elektronické doklady (PDF faktury, elektronické výpisy z banky, EDI komunikace).
• Podle frekvence:
  • Jednotlivé (jednorázové) doklady – jednorázové operace.
  • Sběrné (hromadné) doklady – sdružují více drobných operací za určité období (např. drobné pokladní výdaje za den).

Oběh účetních dokladů v účetní jednotce

• Etapy oběhu dokladů:
  • Vznik/přijetí dokladu – vystavení vlastního dokladu (faktura vydaná) nebo přijetí dokladu zvenčí (faktura přijatá).
  • Formální kontrola – kontrola náležitostí, čitelnosti, podpisů, číselného sledu.
  • Věcná kontrola – kontrola skutečného obsahu: zda odpovídá dodávce zboží/služby, smlouvám, cenám.
  • Schválení dokladu – oprávněnou osobou (vedoucí, odpovědný pracovník).
  • Zaúčtování – účetní zaúčtuje hospodářský případ do účetních knih.
  • Uložení a archivace – doklad je zařazen do evidence a uložen na stanovené místo.
• Vnitropodniková směrnice:
  • Účetní jednotka si stanovuje vnitřní předpis (směrnici) pro oběh účetních dokladů.
  • Určuje, kdo doklady vystavuje, kontroluje, schvaluje, účtuje a archivuje.
  • Cílem je zajistit přehlednost, rychlost a kontrolu nad celým procesem.

Archivace účetních dokladů

• Doba uchování:
  • Dobu uchování účetních dokladů stanovuje zákon o účetnictví a související předpisy.
  • Obvykle se účetní doklady uchovávají několik let (např. účetní doklady, účetní knihy, účetní závěrky, daňové doklady pro DPH apod.).
  • Některé dokumenty (např. mzdové listy) se uchovávají výrazně déle podle zvláštních předpisů.
• Způsob archivace:
  • Doklady musí být uspořádané tak, aby byly snadno dohledatelné (podle období, typu, čísla dokladu).
  • Je možná archivace v listinné i elektronické podobě, při splnění podmínek pro dlouhodobé uchování a ochranu dat.
  • Musí být chráněny před ztrátou, poškozením a zneužitím.
• Likvidace dokladů:
  • Po uplynutí zákonné lhůty lze účetní doklady zlikvidovat.
  • Likvidace musí proběhnout bezpečně (např. skartace, bezpečné smazání dat).

Interní kontrola v souvislosti s účetními doklady

• Cíl interní kontroly:
  • Zajistit správnost, úplnost a průkaznost účetních dokladů.
  • Předcházet chybám, podvodům a zneužití majetku.
• Základní kontrolní mechanismy:
  • Dělba pravomocí – jiná osoba doklad vystavuje, jiná schvaluje, jiná účtuje.
  • Schvalovací systém – limity pro schvalování faktur a plateb (např. do určité částky vedoucí oddělení, nad limit ředitel).
  • Podpisové vzory – stanovení oprávněných osob a jejich podpisů.
  • Kontrola číselné řady dokladů – odhalení chybějících nebo duplicitních dokladů.
• Dokumentace kontrolních postupů:
  • Vnitřní směrnice – popisuje postupy kontrol, oběh dokladů, odpovědnosti.
  • Pravidelné kontroly – inventury, vnitřní audit, kontroly vedení.